Un dossier mal fermé aujourd'hui devient un problème de conservation, de confidentialité ou de conflit d'intérêts demain. La gestion du cycle de vie d'un dossier client n'est pas une question d'organisation — c'est une obligation déontologique.
Un dossier client, c'est l'ensemble des documents, communications, notes, mandats et décisions liés à une affaire. Le Code de déontologie impose de gérer ces éléments avec diligence, confidentialité et compétence.
Ouverture du dossier
Avant d'accepter un mandat, l'avocat vérifie les conflits d'intérêts, évalue sa compétence et confirme les modalités du mandat. L'ouverture du dossier documente ces vérifications : identité du client, objet du mandat, honoraires convenus, personnes autorisées à accéder au fichier.
Un dossier bien ouvert évite des problèmes que rien ne rattrape en cours de mandat.
Suivi et accès
- Chronologie des actes et échéances clairement datée.
- Accès restreint aux membres du cabinet impliqués dans le mandat.
- Traçabilité des consultations et modifications (journal d'activité).
- Séparation des dossiers actifs, en attente et fermés.
Chaque point protège le secret professionnel — et la réputation du cabinet.
Fermeture et conservation
À la fin du mandat, le dossier est fermé formellement. Le Règlement sur la comptabilité et les comptes en fidéicommis des avocats fixe des règles de conservation des dossiers et des documents comptables. La durée varie selon le type de document — certains éléments doivent être conservés plusieurs années après la fermeture.
« La conservation n'est pas une question d'archivage passif — c'est une obligation active de protection du secret professionnel. »
Responsabilité du titulaire
L'avocat demeure responsable du dossier, qu'il utilise un logiciel infonuagique ou des classeurs papier. Le choix de l'outil ne transfère pas cette responsabilité au fournisseur.
Le numérique change le support — pas l'obligation.